리포트 작성법 AtoZ에 공지하는 ‘비즈니스 문서 작성의 정석’

「비즈니스 문서 작성의 정석」저자 조현우 출판 지식과 감성 발매 2022.12.16.

복직 2주차. 2년간의 휴직 후 복직하면서 가장 당황한 점은 보고서 작성법을 잊었다는 점.. 즉, 문서 작성의 감을 모두 잃었다는 것이다.다른 건 몰라도 글을 쓰는 건 자신 있었는데 ‘비즈니스 문서’를 갑자기 쓰려니까 선배들이 예전에 썼던 문서로 조금씩 수정하는 것밖에 안 되더라.그런 나에게 딱 필요한 책, <비즈니스 문서 작성의 정석>

나 같은 마케터들이 일을 하려면 문서가 꼭 필요하다.모든 것은 문서에서 시작된다.글을 정리하면서 나의 논리도 자연스럽게 정리되고 그 문서를 통해 상사를 설득하는 것으로 일이 시작된다.

비즈니스 문서는 결국 2개가 남는다.결론, 그리고 뒷받침이 두 가지를 정확하게 작성할 수 있다면 어떤 유형의 문서라도 쉽게 작성할 수 있다.

저자는기획/인사담당자로일하며비즈니스라이팅,문제해결,리더십교육기획과강의를담당했다고한다.사내 글쓰기 교재 제작, 자격시험 기획 업무를 통해 다져진 그의 노하우가 이 책 한 권에 모두 담겨 있다.

책의 구성은 이렇다.비즈니스라이팅에대한마인드셋문서작성3단계에따른작성노하우1단계는결론작성,2단계는구조화및내용작성,3단계는퇴고와핵심문장빼기

우리는 머리에 있는 내용을 글로 쓴다.나의 사고의 흐름 순서대로 글을 쓰게 된다.그런 글을 본 상사는 ‘그래서 하고 싶은 말이 뭐야?’라는 생각을 할 수밖에 없다.보고자의 생각이 궁금한 것이 아니라 본인이 결정해야 할 사항을 알고 싶을 테니까.저 역시 8년 동안 일을 하고, 임원 보고를 하면서 가장 많이 들은 말이 이거였다.대체로 임원들은 성급하다. 왜냐하면 쉬는 날 없이 쏟아지는 대면보고, 문자, 문자 때문에 시간을 분 단위로 나눠서 쓰니까.. 그래서 보고는 최대한 빨리 끝났으면 좋겠고, 시간이 된다면 해당 안건에 대한 논의를 더 하고 싶을 것이다.그렇기 때문에 한국의 보고는 간결해야 한다.간결하다는 것은 결국 이 보고의 핵심, 즉 결론을 잘 정리해야 한다는 뜻이다.

문서는 모든 업무의 기반이다.문서를 작성해야 자신의 아이템이 일목요연하게 정리되고 문서가 있어야 히스토리 파악이 쉽다.업무를 수행하는 전체 과정은 이렇다. 기획-실행-평가-개선의 모든 단계에서 문서가 필요하다.

저는 마케팅 커뮤니케이션 업무를 하다가 복직 후 마케팅 기획 업무를 하게 됐는데, 마컴 업무는 ‘아이디어’ 하나로 승부할 수 있는 포인트가 많았다면 기획 업무는 환경 분석을 통한 전략 도출이 필요한 경우가 많다.대내외 환경을 분석해 거기서 어떤 프로그램을 만들어낼 수 있는지, 그리고 그 프로그램(신제품)이 어떤 근거로 탄생했는지 논리적으로 말할 수 있어야 한다.

이 책에서 좋았던 점은 글쓰기의 기초부터 핵심까지 깊이 있게 다뤘다는 점이다.글쓰기 자체가 어려워 낯선 직장인을 위한 글쓰기의 기초 요소부터 글을 어떻게 하면 예쁘게 쓸 수 있는지 꿀팁까지 담았다.나의 이전 상사 중 한 명은 장황한 문장을 선호했다.제가 개조식에서 임원 보고 문건을 쓰면 굳이 글을 계속해서 더 장황하게 쓰곤 했다.해당 안건에 대해 잘 모르는 임원들을 위해 ‘쉽게 풀어쓰기 위한’ 행동이었던 것 같지만 결론적으로 장황한 문장은 이해를 더 어렵게 만들었다.다시 쓰기가 어렵다면 일단 긴 문장을 자르는 것부터 시작하는 것이 좋다.문장을 나누다 보면 문장에서 말하고자 하는 내용이 단순해진다.그러면 글의 ‘핵심’이 무엇인지 파악하기 쉽고 좋은 글을 쓰는 것이 편해진다.

결국 비즈니스 문서, 보고서는 설득을 목적으로 한다.<비즈니스 문서 작성의 정석>을 통해 누군가를 설득하기 위한 최적의 방법을 배울 수 있다.특히 회사의 공문서 작성법을 파악해 문서 작성 능력을 함양하고 싶은 직장인에게 추천하는 책이다. 바이블 같은 책이기 때문에 두고두고 보면서 느꼈을 때(?), 글을 쓰다가 막혔을 때 찾아보면 더 좋을 것이다.

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